Polityka prywatności Velora Dinex

1. Wstęp

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników korzystających ze strony internetowej agencji eventowej Velora Dinex, dostępnej pod adresem http://veloradinex.com/. Dokument ma charakter informacyjny i realizuje obowiązki wynikające z przepisów prawa polskiego oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Velora Dinex – profesjonalna agencja eventowa specjalizująca się w organizacji wydarzeń stacjonarnych na terenie Polski, w tym eventów firmowych, gali, jubileuszy, przyjęć prywatnych, integracji oraz wieczorów tematycznych.

Kontakt z administratorem w sprawach związanych z ochroną danych osobowych możliwy jest za pośrednictwem danych kontaktowych podanych w sekcji „Kontakt / Konsultacja” na stronie.

3. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe użytkowników strony przetwarzane są w szczególności w następujących celach:

• obsługa zapytań kierowanych za pomocą formularzy kontaktowych dostępnych na stronie,
• przygotowanie i przedstawienie wyceny indywidualnej planowanego wydarzenia,
• realizacja zawartych umów dotyczących usług eventowych,
• prowadzenie konsultacji dotyczących koncepcji i przebiegu wydarzeń,
• utrzymywanie bieżącego kontaktu z klientami przed wydarzeniem, w trakcie jego realizacji oraz po jego zakończeniu,
• prowadzenie podstawowej korespondencji organizacyjnej i rozliczeniowej,
• tworzenie zestawień i analiz statystycznych dotyczących zapytań i realizowanych usług – bez identyfikowania konkretnych osób, o ile to możliwe.

4. Zakres zbieranych danych

W związku z korzystaniem przez użytkownika z formularzy dostępnych na stronie internetowej, Administrator może gromadzić w szczególności następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko,
• numer telefonu kontaktowego,
• adres e-mail,
• informacje dotyczące planowanego wydarzenia (np. rodzaj wydarzenia, przybliżony termin, miasto lub region, szacowana liczba gości, oczekiwany zakres usług),
• inne informacje dobrowolnie przekazane przez użytkownika w treści wiadomości (np. preferencje scenograficzne, ograniczenia budżetowe, wymagania dotyczące atrakcji),
• dane identyfikujące firmę lub organizację (np. nazwa, podstawowe dane kontaktowe) – jeżeli są podane.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przedstawienia wyceny indywidualnej lub realizacji usług eventowych.

5. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w oparciu o obowiązujące przepisy prawa polskiego oraz Rozporządzenie RODO, w szczególności na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz do realizacji umowy dotyczącej świadczenia usług eventowych,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolnej zgody użytkownika, w szczególności w zakresie kontaktu zwrotnego lub przekazywania dodatkowych informacji,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. obowiązków księgowych i podatkowych),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak możliwość obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń, a także prowadzenie podstawowych analiz statystycznych dotyczących działalności agencji.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe użytkowników mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które współpracują z Velora Dinex przy realizacji zamówionej usługi eventowej lub wspierają obsługę strony internetowej, w tym w szczególności:

• podmiotom świadczącym usługi techniczne (np. hosting, serwisowanie strony),
• podwykonawcom zaangażowanym w realizację wydarzenia (np. firmy nagłośnieniowe, oświetleniowe, cateringowe, foto/wideo, podmioty świadczące usługi scenograficzne i brandingowe),
• podmiotom świadczącym usługi doradcze, księgowe lub prawne – w zakresie niezbędnym do zapewnienia rozliczeń lub ochrony prawnej,
• organom administracji publicznej i innym podmiotom uprawnionym na mocy przepisów prawa – wyłącznie w przypadkach przewidzianych przez przepisy.

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i zobowiązane są do zapewnienia poufności oraz stosowania środków bezpieczeństwa wymaganych przez przepisy prawa.

7. Prawa użytkownika

Użytkownikowi, którego dane osobowe są przetwarzane przez Velora Dinex, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do treści swoich danych osobowych,
• prawo do ich sprostowania (poprawiania),
• prawo do żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przez przepisy,
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie określonym w art. 20 RODO,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.

Realizacja praw może odbywać się poprzez kontakt z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w sekcji „Konsultacja / Kontakt”.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas potrzebny do obsługi zapytania przesłanego przez formularz,
• przez czas trwania negocjacji oferty oraz obowiązywania umowy dotyczącej organizacji wydarzenia,
• po zakończeniu realizacji usługi – przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych oraz przepisów dotyczących przedawnienia roszczeń.

Okres przechowywania może ulec wydłużeniu w przypadku konieczności dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

9. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, modyfikacją lub nieautoryzowanym ujawnieniem. Środki te obejmują m.in. ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób i podmiotów, dla których dostęp jest niezbędny do realizacji powierzonych zadań, oraz wykorzystywanie rozwiązań technicznych adekwatnych do charakteru przetwarzanych danych.

10. Cookies i technologie śledzące

Strona internetowa Velora Dinex wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie w celu zapewnienia jej prawidłowego i komfortowego działania. Pliki cookie mogą być stosowane w szczególności w następujących celach:

• zapewnienie podstawowych funkcji serwisu (np. prawidłowe wyświetlanie treści, ułatwienie nawigacji),
• prowadzenie anonimowych statystyk odwiedzin i analizy sposobu korzystania ze strony – w celu jej udoskonalania.

Pliki cookie wykorzystywane są wyłącznie w celach funkcjonalnych i statystycznych, w granicach wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Szczegółowe informacje dotyczące stosowania plików cookie znajdują się w odrębnej Polityce cookies.

11. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane osobowe użytkowników nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach przekazanie danych poza EOG okaże się niezbędne do realizacji konkretnej usługi (np. współpraca z podmiotem z siedzibą poza EOG przy organizacji wydarzenia), użytkownik zostanie o tym uprzednio poinformowany, a przekazanie danych nastąpi zgodnie z wymogami RODO, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych i technicznych.

12. Kontakt i zgłoszenia

Wszelkie pytania dotyczące niniejszej Polityki Prywatności, przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw użytkownika należy kierować na adres e-mail agencji podany w sekcji „Konsultacja / Kontakt” na stronie internetowej Velora Dinex.

W treści zgłoszenia warto wskazać, jakiej sytuacji dotyczy zapytanie (np. formularz kontaktowy, konkretne wydarzenie, otrzymana wycena), co ułatwi sprawną i rzetelną obsługę wniosku.

13. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku konieczności dostosowania jej do zmian w obowiązujących przepisach prawa, zmian w zakresie świadczonych usług lub funkcjonalności strony internetowej. Zaktualizowana wersja dokumentu będzie każdorazowo publikowana na stronie pod adresem http://veloradinex.com/privacy-policy/ wraz z datą obowiązywania zmian.