Regulamin korzystania z serwisu Velora Dinex

1. Wstęp

1.1. Niniejsza strona internetowa prowadzona jest przez Velora Dinex – agencję eventową specjalizującą się w kompleksowej organizacji wydarzeń firmowych, gal, jubileuszy, integracji, przyjęć prywatnych oraz wieczorów tematycznych, w tym eleganckich formatów rozrywkowych opartych na stołach eventowych i offline'owych turniejach pokerowych.

1.2. Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem http://veloradinex.com/, w tym w szczególności: sposób prezentacji oferty, zasady składania zapytań, organizacji konsultacji oraz ogólne warunki realizacji wydarzeń.

1.3. Zapoznanie się z niniejszym regulaminem jest wymagane przed skorzystaniem z oferty agencji, w szczególności przed złożeniem zapytania o organizację wydarzenia, rezerwacją terminu lub akceptacją przesłanej oferty indywidualnej.

1.4. Korzystając z serwisu, Użytkownik potwierdza, że zapoznał się z regulaminem, rozumie jego treść oraz zobowiązuje się do jego przestrzegania.

2. Definicje

2.1. Na potrzeby niniejszego regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:

a) Użytkownik – każda osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna korzystająca ze strony internetowej Velora Dinex, w szczególności przeglądająca ofertę, wypełniająca formularz kontaktowy, zamawiająca konsultację lub składająca zapytanie o organizację wydarzenia.

b) Usługi – usługi świadczone przez Velora Dinex w zakresie kompleksowej organizacji wydarzeń, obejmujące w szczególności: opracowanie koncepcji eventu, dobór lokalizacji, scenografię i dekoracje, produkcję techniczną, obsługę prowadzących, dealerów i artystów, koordynację cateringu oraz obsługę fotograficzno-wideo.

c) Pakiety – przykładowe zestawy usług eventowych prezentowane na stronie, opisujące proponowaną strukturę wydarzenia, zakres atrakcji, rekomendowaną liczbę gości, czas trwania, możliwości techniczne oraz warianty rozbudowy, dla których końcowa cena określana jest jako wycena indywidualna.

d) Konsultacja – rozmowa lub spotkanie (online bądź telefoniczne) z przedstawicielem Velora Dinex, mające na celu zebranie informacji o planowanym wydarzeniu, omówienie oczekiwań Użytkownika oraz przedstawienie możliwych rozwiązań programowych i produkcyjnych.

e) Wydarzenie – konkretne wydarzenie organizowane przez Velora Dinex na rzecz Klienta, w szczególności event firmowy, gala, jubileusz, przyjęcie prywatne, integracja zespołowa, wieczór tematyczny lub wieczór pokerowy realizowany wyłącznie w formule stacjonarnej.

f) Klient – Użytkownik, który zawarł z Velora Dinex umowę o organizację Wydarzenia lub zaakceptował ofertę indywidualną przedstawioną przez agencję.

3. Zakres świadczenia usług

3.1. Velora Dinex świadczy usługi w zakresie kompleksowej organizacji wydarzeń na terenie całej Polski, w tym w szczególności: eventy firmowe, konferencje, gale i jubileusze, kolacje galowe, integracje zespołowe, prywatne przyjęcia okolicznościowe, wieczory tematyczne oraz eleganckie formaty rozrywkowe oparte na stołach eventowych i grach towarzyskich.

3.2. Szczegółowy zakres usług, scenariusz wydarzenia, dobór atrakcji, oprawa techniczna oraz liczba personelu są każdorazowo ustalane indywidualnie z Klientem podczas procesu konsultacji i potwierdzane w ofercie lub umowie.

3.3. Serwis internetowy pełni funkcję prezentacyjną oraz informacyjną i nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Informacje przedstawione na stronie, w tym przykładowe Pakiety, mają charakter orientacyjny i mogą ulec zmianie.

3.4. Realizacja Wydarzenia uzależniona jest od dostępności terminu, wybranych lokalizacji, zasobów technicznych oraz personelu. Ostateczne potwierdzenie następuje po akceptacji oferty przez Klienta oraz spełnieniu warunków dotyczących płatności wskazanych w umowie.

3.5. Velora Dinex zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji Wydarzenia, jeżeli jego charakter, zakładany przebieg lub oczekiwane aktywności są sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa, dobrymi obyczajami lub mogłyby naruszać bezpieczeństwo uczestników.

4. Zasady korzystania ze strony

4.1. Użytkownik może korzystać ze strony internetowej w szczególności w celu zapoznania się z ofertą agencji, przykładowymi Pakietami, portfolio zrealizowanych wydarzeń, opiniami Klientów oraz w celu nawiązania kontaktu z zespołem Velora Dinex.

4.2. Na stronie dostępne są formularze kontaktowe oraz odnośniki umożliwiające umówienie konsultacji. Użytkownik może również skorzystać z danych kontaktowych wskazanych w sekcji Kontakt w celu samodzielnego wysłania zapytania.

4.3. Zabronione jest korzystanie ze strony w sposób naruszający przepisy prawa, dobre obyczaje, prawa osób trzecich lub w sposób, który mógłby zakłócać funkcjonowanie serwisu, w szczególności poprzez przesyłanie treści bezprawnych, wrogich, obraźliwych lub zawierających niezamówioną informację handlową.

4.4. Proces konsultacji online polega na przesłaniu przez Użytkownika podstawowych informacji o planowanym wydarzeniu, a następnie na wymianie korespondencji lub rozmowie z przedstawicielem Velora Dinex. Udzielane w tym trybie informacje mają charakter wstępny i nie stanowią wiążącej oferty do czasu ich potwierdzenia w formie pisemnej lub elektronicznej.

4.5. Użytkownik zobowiązany jest do podawania danych prawdziwych, aktualnych i kompletnych oraz do aktualizacji przekazanych informacji w przypadku ich zmiany, jeżeli ma to wpływ na przygotowanie oferty lub realizację Wydarzenia.

4.6. Serwis może zawierać odnośniki prowadzące do innych podstron, w tym: Usługi, Realizacje, Pakiety, Referencje, Proces współpracy oraz Polityka prywatności. Korzystanie z tych sekcji podlega postanowieniom niniejszego regulaminu.

5. Rezerwacje i wyceny indywidualne

5.1. Rezerwacja terminu Wydarzenia następuje po uzgodnieniu głównych założeń projektu, akceptacji wstępnej wyceny oraz potwierdzeniu ze strony Velora Dinex dostępności wskazanego terminu, lokalizacji i kluczowych podwykonawców.

5.2. Wszystkie podawane na stronie informacje dotyczące zakresu Pakietów, rekomendowanej liczby gości, sugerowanego czasu trwania czy przykładowych elementów scenografii mają charakter orientacyjny. Ostateczna struktura Wydarzenia oraz budżet każdorazowo ustalane są w trybie wyceny indywidualnej.

5.3. Wycena indywidualna uwzględnia w szczególności: miasto i region realizacji, wybraną lokalizację, zakładany czas trwania Wydarzenia, liczbę gości, zakres scenografii, wymagania techniczne, rodzaj oprawy artystycznej, poziom personalizacji brandingu oraz ewentualne dodatkowe usługi towarzyszące.

5.4. Rezerwacja terminu może być uzależniona od wpłaty zaliczki w wysokości określonej w ofercie lub umowie. Informacja o wysokości zaliczki, terminie jej płatności oraz warunkach zwrotu przekazywana jest Klientowi przed podjęciem decyzji o współpracy.

5.5. Zmiany w zakresie Wydarzenia po dokonaniu rezerwacji (np. zwiększenie liczby gości, zmiana lokalizacji, rozszerzenie programu) mogą powodować konieczność aktualizacji wyceny. Każda istotna modyfikacja wymaga potwierdzenia przez obie strony.

6. Opłaty i płatności

6.1. Zasady rozliczeń za organizację Wydarzenia określane są indywidualnie w ofercie lub umowie zawieranej z Klientem. W szczególności dokument ten precyzuje harmonogram płatności, wysokość zaliczek, terminy oraz formy płatności.

6.2. Velora Dinex może oferować różne formy płatności, w tym przelew bankowy, płatności bezgotówkowe lub inne rozwiązania uzgodnione z Klientem. Szczegóły każdorazowo wskazywane są w dokumentach przekazywanych Klientowi.

6.3. Po dokonaniu płatności Klient otrzymuje odpowiedni dokument potwierdzający, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego (np. faktura). Dane niezbędne do wystawienia dokumentu powinny zostać przekazane przez Klienta przed realizacją Wydarzenia.

6.4. Brak płatności w uzgodnionym terminie może skutkować wstrzymaniem przygotowań lub rozwiązaniem umowy na zasadach określonych w umowie lub ofercie. Velora Dinex każdorazowo informuje Klienta o zbliżających się terminach płatności oraz konsekwencjach ich niedotrzymania.

6.5. W przypadku konieczności poniesienia przez Velora Dinex dodatkowych kosztów nieprzewidzianych w pierwotnej ofercie (np. wynikających ze zmiany założeń Wydarzenia przez Klienta), agencja zobowiązuje się do wcześniejszego poinformowania Klienta oraz uzyskania jego akceptacji na zaktualizowany zakres świadczeń i budżet.

7. Ograniczenia odpowiedzialności

7.1. Velora Dinex zobowiązuje się do dochowania należytej staranności przy organizacji Wydarzenia, zgodnie z profesjonalnym charakterem prowadzonej działalności oraz uzgodnionym zakresem usług.

7.2. Agencja nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku podania przez Klienta lub Użytkownika nieprawdziwych, niekompletnych lub nieaktualnych informacji, jeżeli miały one wpływ na przygotowanie oferty lub realizację Wydarzenia.

7.3. Velora Dinex nie odpowiada za szkody wynikające z przyczyn niezależnych od agencji, w szczególności za zdarzenia o charakterze siły wyższej, działania organów administracji, awarie techniczne infrastruktury zewnętrznej, przerwy w dostawie mediów lub inne okoliczności, na które agencja nie ma realnego wpływu.

7.4. Odpowiedzialność Velora Dinex za ewentualne szkody powstałe po stronie Klienta może zostać ograniczona w umowie, z poszanowaniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności w zakresie odpowiedzialności za utracone korzyści.

7.5. Treści prezentowane na stronie internetowej mają charakter informacyjny i poglądowy. Agencja dokłada starań, aby były one aktualne i rzetelne, jednak nie może zagwarantować ich pełnej aktualności w każdym momencie, w szczególności w odniesieniu do dostępności terminów czy konkretnych lokalizacji.

8. Wymogi wiekowe oraz legalność usług

8.1. Część prezentowanych na stronie atrakcji, w szczególności wydarzenia oparte na grach towarzyskich przy stołach eventowych i wieczory pokerowe, przeznaczona jest wyłącznie dla osób pełnoletnich. W przypadku formatów, w których organizator zastrzega wymóg wieku 21+, udział mogą brać wyłącznie osoby, które ukończyły 21 lat.

8.2. Wszystkie wydarzenia realizowane przez Velora Dinex mają charakter stacjonarny i odbywają się w wybranych lokalizacjach fizycznych (m.in. hotele, centra konferencyjne, przestrzenie eventowe, restauracje, kluby i prywatne obiekty wynajęte na czas Wydarzenia).

8.3. Agencja nie prowadzi kasyna online, nie udostępnia zdalnych stołów do gry, nie organizuje zakładów ani gier hazardowych w internecie, nie przyjmuje depozytów, nie obsługuje wypłat środków, nie prowadzi kont graczy ani platformy służącej do zdalnego uczestnictwa w grach.

8.4. Format atrakcji eventowych wykorzystujących stoły do gier ma charakter rozrywkowy i towarzyski. W razie zastosowania żetonów, specjalnych kuponów lub banknotów eventowych, stanowią one wyłącznie element scenografii i narzędzie animacyjne (tzw. fun-money) i nie są środkiem płatniczym ani instrumentem finansowym.

8.5. Ewentualne nagrody przewidywane w ramach scenariusza Wydarzenia mają charakter niefinansowy (np. upominki rzeczowe, wyróżnienia symboliczne) i nie są powiązane z realnymi wpłatami uczestników dokonanymi za udział w grach. Agencja nie składa obietnic wygranych pieniężnych, zysków ani gwarantowanych korzyści finansowych.

8.6. Wszystkie formaty Wydarzeń organizowanych przez Velora Dinex są dostosowywane do wymogów prawa polskiego, regulaminów współpracujących obiektów oraz zasad bezpieczeństwa uczestników. W przypadku wątpliwości interpretacyjnych priorytet mają bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.

9. Polityka prywatności i ochrona danych

9.1. Zasady gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników oraz Klientów zostały opisane w odrębnym dokumencie – Polityce prywatności, stanowiącej integralną część niniejszego regulaminu.

9.2. Administratorem danych osobowych jest Velora Dinex lub inny podmiot wskazany w Polityce prywatności. Dane przetwarzane są w szczególności w celu obsługi zapytań, przygotowania wycen indywidualnych, realizacji umów oraz prowadzenia komunikacji marketingowej – w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa.

9.3. Użytkownik podaje dane osobowe dobrowolnie, przy czym brak ich podania może uniemożliwić przygotowanie oferty lub realizację Wydarzenia. Szczegółowe informacje dotyczące podstaw prawnych przetwarzania, okresów przechowywania danych oraz przysługujących praw znajdują się w Polityce prywatności.

9.4. Serwis może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie w celach statystycznych, funkcjonalnych oraz związanych z personalizacją treści. Szczegóły stosowania plików cookies opisane są w odrębnej Polityce cookies.

10. Reklamacje i kontakt

10.1. Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą sposobu realizacji usług eventowych, jakości obsługi lub zgodności Wydarzenia z uzgodnionym zakresem.

10.2. Reklamacje powinny być składane w formie pisemnej lub elektronicznej, na dane kontaktowe wskazane w sekcji Kontakt lub w treści umowy. Dla sprawnej obsługi reklamacji rekomendowane jest wskazanie: danych identyfikujących Wydarzenie, opisu zastrzeżeń, oczekiwanego sposobu rozwiązania sprawy oraz danych kontaktowych osoby zgłaszającej.

10.3. Velora Dinex dołoży starań, aby rozpatrzyć reklamację w możliwie najkrótszym terminie, nie dłuższym jednak niż 30 dni od dnia jej otrzymania, chyba że odrębne przepisy lub umowa przewidują inny termin. Informacja o sposobie rozpatrzenia reklamacji przekazywana jest Klientowi w tej samej formie, w jakiej reklamacja została złożona, o ile strony nie postanowią inaczej.

10.4. W przypadku bieżących pytań dotyczących oferty, dostępności terminów, procesu współpracy lub statusu przygotowywanych materiałów, Użytkownik może skontaktować się z agencją poprzez formularz dostępny na stronie Konsultacja lub bezpośrednio poprzez dane wskazane w sekcji Kontakt.

11. Zmiany w regulaminie

11.1. Velora Dinex zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie, w szczególności w przypadku: zmiany przepisów prawa, pojawienia się nowych funkcjonalności serwisu, rozszerzenia oferty lub zmiany modelu współpracy z Klientami.

11.2. Zmieniony regulamin będzie publikowany na stronie internetowej wraz z informacją o dacie wejścia w życie zmian. W przypadku umów już zawartych z Klientami zastosowanie mają postanowienia regulaminu obowiązujące w dniu zawarcia umowy, chyba że strony postanowią inaczej.

11.3. Dalsze korzystanie z serwisu po wejściu w życie zmian w regulaminie oznacza akceptację jego nowego brzmienia przez Użytkownika.